Hieronder volgt een beschrijving van het datamigratieproject dat we in opdracht van Cordares hebben uitgevoerd.

Cordares, onderdeel van de APG Groep, is specialist in pensioenbeheer en inkomensverzekeringen. Zij doet dit in opdracht van verschillende (bedrijfstak)pensioenfondsen.

Ga voor informatie over het pensioenfonds, uitkeringen en andere vragen naar de website van het pensioenfonds: www.pensioenschoonmaak.nl

Context en opdracht

Met ingang van 1 januari 2010 is Cordares de uitvoerder geworden van de pensioenregeling voor de Schoonmaak- en Glazenwassersbranche. Om dat mogelijk te maken hebben enkele omvangrijke datamigraties van de oude naar de nieuwe uitvoerder plaatsgevonden.
Enkele kenmerken van deze datamigraties:

• Het betreft een groot pensioenfonds met veel deelnemers (circa 650.000). Inclusief partners gaat het om meer dan 1 miljoen personen.
• Dataschoning kon niet meer in de bronsystemen van de oude uitvoerder uitgevoerd worden.
• De gegevens moesten bij Cordares ingepast worden in de bestaande applicatiearchitectuur waarbij verschillende systemen het uitvoeringsproces ondersteunen. Daarbij zijn er enerzijds basisregistraties en anderzijds uitvoeringsondersteunende systemen.
• Het pensioenfonds schakelt over van een systematiek van maandelijkse voorschotnota’s en een jaarlijkse afrekening voor premie-inning naar een systematiek van maandelijkse loonopgave en premie-inning.

Aanpak en resultaten

Transcriptum was bij deze datamigraties betrokken, om samen met Cordares:

• Een visie te formuleren voor de wijze waarop de datamigraties moesten plaatsvinden;
• De scope af te bakenen;
• Het projectplan en -begroting op te stellen;
• Een assessment uit te voeren op de ontvangen data;
• Een controlemodel op te stellen;
• En de uitgevoerde datamigraties volgens dit controlemodel te controleren.

De dataconversie zelf, dat wil zeggen het vertalen van gegevens van de oude uitvoerder naar de inhoud en het formaat waarin ze in de systemen van Cordares moeten worden opgenomen, is uitgevoerd door Inovita  een dochteronderneming van Cordares.
 

Voor het uitvoeren van de controles op de diverse stappen in het datamigratieproces  heeft Transcriptum, in samenwerking met de inhoudelijke pensioendeskundigheid van Domenica en met behulp van  conversietool DataTranscript een parallelconversie uitgevoerd van de gehele pensioenadministratie, waarna de resultaten zijn vergeleken met de door Inovita uitgevoerde productie dataconversie. Ook alle overige stappen zoals het inlezen van de gegevens in het pensioensysteem van Cordares, zijn gecontroleerd. Bij iedere stap werd de beginstand vergeleken met de eindstand.
Uiteindelijk is de gehele conversie en implementatie via zes controlestappen gecontroleerd en gerapporteerd. Door deze controlemethodiek heeft Cordares gedetailleerd inzicht gekregen in de resultaten van de datamigratie.
Deze werkwijze is uitgevoerd op zowel de proefmigraties als de definitieve migraties. Daardoor kon, bij geconstateerde onregelmatigheden, in een vroeg stadium worden bijgestuurd. Dit heeft geleid tot een succesvolle datamigratie van een van de grootste pensioenfondsen in Nederland.