Werkwijze

Transcriptum staat voor een correcte, volledige, snelle en inzichtelijke dataconversie. Hiervoor ontwikkelden we DataTranscript. Een cyclische methode met een eigen tool waarmee we de gegevens van het bronbestand efficiënt vertalen en overzetten naar het doelbestand.  

Kwaliteitsverbetering
Na iedere conversiecyclus blijven er onzuiverheden in het bronbestand achter. Denk aan hiaten en foutieve omschrijvingen. Deze overgebleven gegevens worden geanalyseerd en opgeschoond. We gaan hiermee net zo lang door tot het volledige bestand is overgezet. Op die manier garanderen we een aanzienlijke kwaliteitsverbetering van de database.
 
3 fasen
DataTranscript kent drie fasen: 
  1. Voorbereiding.
  2. Inrichting en proefconversies.
  3. Definitieve conversie.
 
 
Tijdens het gehele traject werken we nauw samen met de deskundigen en systeemgebruikers uit uw eigen organisatie.
 
Fasering en activiteiten van DataTranscript
1. Voorbereiding
Gedurende de voorbereiding maken we een globale analyse van de situatie. Op grond daarvan bepalen we de conversiestrategie. We beschrijven wat we gaan converteren en hoe dit in zijn werk zal gaan. 
 
Hierbij houden we altijd rekening met de specifieke situatie van het project. Welke bedrijfsprocessen spelen een rol? Welke mensen, kennisbronnen en hulpmiddelen zijn van belang? Is er sprake van gevoelige, vertrouwelijke gegevens? Kortom: in deze fase geven we vorm aan het volledige conversieproject.
 
2. Inrichting en proefconversies
De tweede fase bestaat uit vier stappen:  
  1. Analyse van de gegevensstructuur.
  2. Opstellen van de mapping en conversieregels.
  3. Kwaliteitseisen en tellingen.
  4. Proefconversie.
 

Analyse gegevensstructuur
We beginnen met een gedetailleerde analyse van de gegevens van het bronsysteem enerzijds en de gegevensstructuur van het doelsysteem anderzijds. Zo bepalen we welke gegevens overgezet moeten worden.

We schrijven scripts om de benodigde gegevens uit de systemen te exporteren. Ook bepalen we welke gegevens in het bronbestand ontbreken, zodat ze handmatig verzameld kunnen worden. In de conversiedatabase creëren we tabellen waarin we alle brongegevens op kunnen slaan.  

Daarnaast inventariseren we welke gegevens in welk formaat we nodig hebben voor het doelsysteem. In veel gevallen bevat het ontvangende systeem inleesmodules waarmee deze gegevens in het systeem kunnen worden opgenomen.
 
Opstellen van de mapping en conversieregels 
Vervolgens stellen we de mapping op. Daarin leggen we een relatie tussen de gegevens van het bronsysteem en die van het doelsysteem. Deze mapping werken we daarna uit in conversieregels, waaruit we tot slot de conversiescripts genereren. 
 
Kwaliteitseisen en tellingen 
Tegelijkertijd werken we in de derde fase de kwaliteitseisen verder uit. Zo wordt duidelijk welke gegevens niet aan de eisen voldoen en zorgen we ervoor dat er geen vervuilde gegevens in het doelsysteem terechtkomen. Ook definiëren we in deze fase controletellingen, waarmee we de volledigheid van de conversie kunnen aantonen.
 
Proefconversie
Als we het conversieproces op deze wijze hebben ingericht (ook al is dat nog slechts voor een deel van de scope), kan de proefconversie plaatsvinden. We converteren gegevens naar de testversie van het doelsysteem. Wat overblijft zijn hiaten en foutieve gegevens. Op basis hiervan verfijnen we de conversieregels en doorlopen nogmaals deze tweede fase. We gaan hiermee net zolang door tot alle gegevens zijn geconverteerd.  
 
Afhankelijk van de resultaten bestaat dit uit verschillende acties:
  • Herstel van vervuilde gegevens in het bronsysteem. Bij de volgende cyclus komen de verbeteringen mee naar de conversiedatabase.
  • Aanpassing en aanvulling van de conversieregels.
  • Aanpassing en aanvulling van de kwaliteitscontrole en de tellingen.
  • Aanpassing van het doelsysteem (dit is nodig wanneer het doelsysteem niet overweg kan met bepaalde veel voorkomende uitzonderingen in de brongegevens).
De activiteiten in deze fase worden cyclisch uitgevoerd. Bij iedere doorloop is de conversie meer compleet en is er minder uitval. 
 
3. Definitieve conversie
Zodra de conversie geheel compleet is en er geen uitval meer is, kan de definitieve conversie plaatsvinden. Daarbij doorlopen we het conversieproces van begin (export uit bronsystemen) tot eind (import in doelsysteem). Dit keer gaan de doelgegevens niet naar een testsysteem maar naar het productiesysteem. De controletellingen worden nog één keer uitgevoerd en na enkele gerichte steekproeven geven we de conversie vrij.

 

  • Printervriendelijke versie

Brochure

Een brochure (1 pagina) over de dataconversie door Transcriptum kunt u hier downloaden.

Partners gezocht

Transcriptum is geïnteresseerd in contact met dataconversie-specialisten voor het uitvoeren van dataconversie-opdrachten. Wil jij dataconversie uitvoeren op hoog niveau, ondersteund door een goed doordachte methodiek en tool, neem dan contact op met Chiel Harmsen (c.harmsen@transcriptum.nl | 06-543 889 35).

Adresgegevens

Heeft u vragen of opmerkingen? We maken graag een afspraak om te bespreken hoe we uw organisatie van dienst kunnen zijn. We horen graag van u.

Transcriptum B.V.
Mauritsstraat 80
3583 HT Utrecht
030-7114033
info@transcriptum.nl