Door Chiel Harmsen
Het doel van een datamigratie is om gegevens over te brengen van het ene naar het andere systeem. Omdat de onderliggende datamodellen - de structuur van de gegevens - van elkaar verschillen moet er een vertaalslag (conversie) plaatsvinden. Zelfs al is de tabel-kolomstructuur van beide systemen gelijk, dan worden ze vaak nog op een andere manier gebruikt. Ook dan is een conversie nodig.
Het is gebruikelijk om mappingen te maken van kolommen uit het doelsysteem met die van het bronsysteem. En dit gebeurt veelal in workshops met key-users en systeemexperts van zowel bron- als doelsysteem.
Voordat zo'n mappingworkshop kan plaatsvinden moeten verschillende soorten informatie beschikbaar zijn.
Het is gebruikelijk om mappingen te maken van kolommen uit het doelsysteem met die van het bronsysteem. En dit gebeurt veelal in workshops met key-users en systeemexperts van zowel bron- als doelsysteem.
Voordat zo'n mappingworkshop kan plaatsvinden moeten verschillende soorten informatie beschikbaar zijn.
Doeldata
De structuur en de kwaliteitseisen van de te laden gegevens moet duidelijk zijn. Deze informatie wordt geleverd door de systeemexperts van het doelsysteem. Meestal worden de tabellen van het doelsysteem niet rechtstreeks geladen. In plaats daarvan is er een interface om de doelgegevens te laden. We zijn daarom geïnteresseerd in de informatie over de structuur en kwaliteitseisen van deze interface. De beschrijving van zo'n interface wordt meestal template genoemd en bevat de volgende informatie:
De structuur en de kwaliteitseisen van de te laden gegevens moet duidelijk zijn. Deze informatie wordt geleverd door de systeemexperts van het doelsysteem. Meestal worden de tabellen van het doelsysteem niet rechtstreeks geladen. In plaats daarvan is er een interface om de doelgegevens te laden. We zijn daarom geïnteresseerd in de informatie over de structuur en kwaliteitseisen van deze interface. De beschrijving van zo'n interface wordt meestal template genoemd en bevat de volgende informatie:
- Kolommen
- Datatype
- Lengte
- Verplicht j/n
- Domein (codelijst)
- Sleutels
- Identificerende sleutels - welke (combinaties van) kolommen moeten uniek zijn.
- Referentieel - de verwijzingen naar andere data (=foreign keys)
- Overige kwaliteitseisen
Brondata
Key-users en de systeemexperts van het bronsysteem brengen tijdens de workshop kennis in van de brondata. Uiteindelijk moet een mapping worden gemaakt van velden op databaseniveau. Omdat key-users de data gebruiken via de schermen van het bronsysteem en minder kennis hebben van de databases is het handig om van alle schermen en de velden daarop te weten wat de achterliggende databasetabellen en -velden zijn. Deze informatie wordt door de systeemexperts van het bronsysteem geleverd.
Key-users en de systeemexperts van het bronsysteem brengen tijdens de workshop kennis in van de brondata. Uiteindelijk moet een mapping worden gemaakt van velden op databaseniveau. Omdat key-users de data gebruiken via de schermen van het bronsysteem en minder kennis hebben van de databases is het handig om van alle schermen en de velden daarop te weten wat de achterliggende databasetabellen en -velden zijn. Deze informatie wordt door de systeemexperts van het bronsysteem geleverd.
Bedrijfsprocessen en werking van het systeem
De wijze waarop de gegevens in het bronsysteem zijn opgebouwd is gebaseerd op de bestaande bedrijfsprocessen en de wijze waarop het bronsysteem die ondersteunt.
Het is niet ongebruikelijk dat er bij de invoering van een nieuw systeem wijzigingen worden aangebracht in de bedrijfsprocessen. Ook de wijze waarop het nieuwe systeem die ondersteunt zal verschillen ten opzichte van de bestaande situatie.
De te maken kolommappingen zijn hiervan afhankelijk. Voordat de mappingworkshop kan plaatsvinden moeten daarom de nieuwe bedrijfsprocessen zijn vastgelegd en moet de inrichting van het nieuwe systeem voldoende zijn gevorderd zodat er duidelijkheid is over de werking van het systeem en de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Nu je dit weet kun je de mappingworkshops beter voorbereiden. Ook kun je input leveren voor de overall projectplanning. Want ook voor het opstellen van planning gaat het erom dat je helder hebt wat de onderlinge afhankelijkheden zijn van de activiteiten - anders gezegd: dat je weet welke informatie je nodig hebt voor een activiteit en door welke andere activiteit die geproduceerd wordt.
De wijze waarop de gegevens in het bronsysteem zijn opgebouwd is gebaseerd op de bestaande bedrijfsprocessen en de wijze waarop het bronsysteem die ondersteunt.
Het is niet ongebruikelijk dat er bij de invoering van een nieuw systeem wijzigingen worden aangebracht in de bedrijfsprocessen. Ook de wijze waarop het nieuwe systeem die ondersteunt zal verschillen ten opzichte van de bestaande situatie.
De te maken kolommappingen zijn hiervan afhankelijk. Voordat de mappingworkshop kan plaatsvinden moeten daarom de nieuwe bedrijfsprocessen zijn vastgelegd en moet de inrichting van het nieuwe systeem voldoende zijn gevorderd zodat er duidelijkheid is over de werking van het systeem en de gegevens die daarvoor nodig zijn.
Nu je dit weet kun je de mappingworkshops beter voorbereiden. Ook kun je input leveren voor de overall projectplanning. Want ook voor het opstellen van planning gaat het erom dat je helder hebt wat de onderlinge afhankelijkheden zijn van de activiteiten - anders gezegd: dat je weet welke informatie je nodig hebt voor een activiteit en door welke andere activiteit die geproduceerd wordt.