KlantCase - Datamigratie business unit met afwijkende bronsystemen

Klant typering :

Mondiaal verhuurbedrijf van hoogwerkers en verreikers

Project Context :

Centralisatie van bedrijfsactiviteiten en ondersteunende systemen per business unit naar een centraal platform van systemen gebaseerd op ERP NetSuite en contractmanagementsysteem InspHire. Er is een team van datamigratieconsultants en een diversiteit aan migratietooling, omdat ieder een eigen aanpak hanteert. Er is wel een centrale basisaanpak voor test migraties en cut-over management.

Uitdaging :

De Duitse business unit gebruikt totaal andere bronsystemen dan alle andere business units. De kennis is daarom beperkt binnen het centrale projectteam. Legacy ERP voor verhuur is AFD gebaseerd op legacytechnologie uit 1990. DATEV wordt gebruikt voor de financiële administratie Binnen 6 maanden moet de nieuwe business unit live zijn op het centrale platform. Deze tijdslijn is krap. Voor de business units met bekende bronsystemen is deze doorgaans langer.

Opdracht :

Align de conversielogica van de Duitse bronsystemen waardoor de masterdata (klanten, leveranciers, machines, reserve onderdelen), contractadministratie en financiële administratie vanuit AFD, DATEV en Excel-bronnen overgezet kan worden naar het centrale ERP en zorg dat deze ondanks de krappe tijdslijn toch op tijd live kan. Gebruik hierbij bijvoorkeur een bestaande aanpak en tooling van een andere consutant in het team en niet de de methode Transcriptum. Dit maakt oververgemakkelijkt de overdracht van kennis.

Aanpak :

Transcriptum heeft de migratie aanpak die binnen het team het makkelijkst te adopteren was overgenomen en on the fly geoptimaliseerd op basis van dezelfde conceptuele uitgangspunten die gelden voor de TranscriptumMethode. Dit leverde veel tijdswinst op bij het opzetten van de conversielogica en maakte het mogelijk omregelmatiger dan bij andere projecten een proefconversie te doen.

Darnaast is er vanaf het begin van het project consequent gewerkt aan datakwaliteitsverbeteringen door de Duitse business die intensiever werden gemonitord dan bij andere projecten.

Activiteiten :

• Inventariseren en analyseren brondata(kwaliteit)
• Inventariseren en implementeren mapping rules;
• Genereren en laden van load files en oplossen issues;
• Optimaliseren en documenteren van ETL-proces en migratieregels obv on-the-fly gebouwde tooling;
• Coördineren datakwaliteit verbeteracties met stakeholders;
• Opzetten / Afstemmen cut-over planning met stakeholders

Resultaat :

• Datamigratie is succesvol afgerond binnen de gestelde tijdslijnen.
• De businessvalidatie kon vanwege de verhoogde datakwaliteit eerder afgerond worden dan verwacht, waardoor ook de facturatie eerder kon plaatsvinden dan oorspronkelijk gepland.
• In de nazorgfase Kon er door het project meer begeleiding gegeven worden andere onderwerpen die normaal door de business zelf opgepakt moeten worden zonder ondersteuning