Enterprise Document Management Strategie

Situatie bij de klant

Een grote internationale producent van netwerkapparatuur bouwt complexe en vele miljoenen kostende telecomnetwerken. Voordat zo’n groot project start, wordt er langdurig onderhandeld over de eisen, wensen, deliverables, tijdlijnen en uiteraard ook de vergoeding. Dit alles wordt contractueel vastgelegd.

Uitdaging

Helaas kwam het regelmatig voor dat de laatste versie van het contract of zelfs het contract zelf onvindbaar was. Dit was een duidelijk symptoom van een bredere uitdaging binnen de organisatie: namelijk het systematisch vastleggen, delen en bewaren van belangrijke informatie en het delen van kennis. De organisatie-inrichting, de bedrijfsprocessen, de cultuur en de IT systemen werkten dit in de hand. Gelukkig was er inmiddels wel bewustzijn voor de benodigde verandering aanwezig maar was er geen duidelijkheid hoe de verandering eruit moest zien en waar ze moesten beginnen.

Aanpak

Christof werd gevraagd om helpen bij het vaststellen van de strategie en benodigde architectuur. Hiertoe heeft hij, samen met de klant, de volgende stappen uitgevoerd:

Educatie van de klant projectmedewerkers. Door veel aandacht te besteden aan kennisopbouw van de klant was eenvoudiger om goed inzicht te krijgen in de actuele situatie en de haalbaarheid van oplossingen.
Analyse van de oorzaken van de huidige situatie. Hiertoe zijn er interviews en workshops geweest met diverse stakeholders. Dit leidde onder andere tot het inzicht dat bedrijfsprocessen niet op elkaar aan sloten en dat er digitaal documenten ‘over de muur gegooid werden’ en soms juist niet gedeeld werden terwijl dat wel nodig was. Er waren meerdere document management systemen in gebruik waren of die juist niet gebruikt werden. Verder resulteerde het beleid rond het vertrek van medewerkers tot (onbewuste) vernietiging van documenten door het wissen van de harddisk / fileshares van de medewerker.
Ontwikkeling van een Enterprise Document Management Strategie. Er is een concrete Enterprise Architectuur ontwikkeld waarin naast Document Management ook Records Management, Collaboration en Kennis Management meegenomen zijn om te voorkomen dat er een losstaande oplossing neergezet zou worden. In de Enterprise Architectuur is naast de gebruikelijke IT onderwerpen ook uitgebreid aandacht uitgegaan naar wijzigingen in de governance, de benodigde document management processen, de (center of excellence) organisatie om de invoering en uitvoering te ondersteunen en de benodigde opleiding van medewerkers.
Educatie van verschillende doelgroepen en het valideren van de voorgestelde oplossingsrichting door het geven van presentaties. Een belangrijk onderdeel van de educatie was het delen van best practices en voorbeelden van andere organisaties.
Advies t.a.v. de sponsoring en lange termijn verankering van het onderwerp binnen de organisatie.
Presentatie aan het senior management om steun te krijgen voor de eerste stappen van de gedefinieerde roadmap op basis van de Enterprise Architectuur.

Effect voor de klant

Door de nauwe samenwerking met de klant en zijn medewerkers was het mogelijk om in korte tijd tot een gezamenlijk gedragen advies te komen dat ook daadwerkelijk gesteund werd door het senior management. Dit heeft geleidt tot het mogen opstarten van het eerste project op de roadmap ondanks vele andere projecten die ook om aandacht vroegen.