Door Mark Disselhorst

Digitale transformatie belooft alles te veranderen. Toepassing van IT-oplossingen in nog meer aspecten van zaken- en mensenleven. ‘Easy’ is het keyword. Waar je vroeger moest bellen om een formulier toegestuurd te krijgen dat je dan invulde, ondertekende en opstuurde waarna een medewerker je gegevens hopelijk foutloos overtypte in een green-screen, is het nu klik-klik-klaar. En binnen afzienbare termijn krijg je wellicht via je digitale huisassistent een voorstel van je bank of je je vakantiegeld niet wilt beleggen in kunst omdat uit je klantprofiel blijkt dat je daar interesse in hebt.

​Maar ‘easy’ betekent niet dat de complexiteit verdwenen is, het betekent slechts dat slimme oplossingen deze afschermen. De vorm verandert radicaal, maar in de kern verandert de inhoud niet. Nog steeds sluiten we overeenkomsten en die we indien nodig willen kunnen reproduceren. Nog steeds willen we onze klanten juist en volledig informeren.  Nog steeds hebben we verantwoording af te leggen naar toezichthouders en overheden. Nog steeds hebben we risico’s te managen. En nog steeds beslist uiteindelijk de rechter.

Door Chiel Harmsen ​en Christof van der Heide
​​

Medewerkers willen snel relevante informatie kunnen vinden zodat ze hun werk goed en efficiënt kunnen doen. Beheerders van informatie hebben beperkt tijd om informatie te classificeren en te onderhouden voor de medewerkers. Dit wordt steeds moeilijker omdat het volume van informatie toeneemt (elke 18-24 maanden verdubbelt de hoeveelheid) en vanwege de grote verscheidenheid aan typen van informatie (documenten, email, audio, video, chat, discussies, wiki's, databases, webpagina's, etc).

Neem bijvoorbeeld de traditionele afdelingsschijf. Het is gebruikelijk om op een fileserver voor de afzonderlijke afdelingen van de organisatie afdelingsschijven in te richten. De J-schijf, G-schijf, of hoe de schijf dan ook genoemd wordt. De medewerkers van de afdeling slaan daar de documenten op die ze met hun collega's willen delen. Op de afdelingsschijf maken ze daarvoor allerlei submappen aan om structuur te brengen in de opgeslagen informatie. Het is frappant hoe snel dit aanjongt. Binnen de kortste keren is er een mappenstructuur ontstaan van duizenden submappen. In de Windows Verkenner (Explorer) zie je nooit het totaaloverzicht, omdat je steeds per submap één niveau kunt uitklappen. Daardoor valt het niet op hoeveel submappen er zijn ontstaan. En ook niet dat in de loop der tijd de mappenstructuur niet meer consistent is. De logische indeling van het begin is al snel verworden tot een allegaartje van verschillende inzichten.