Ten eerste moet duidelijk zijn welke kwaliteitseisen er gelden en hoe hard deze zijn. Ook moet je een mechanisme hebben om data die hier niet aan voldoen te traceren en om hierover te rapporteren. Op basis daarvan kan besluitvorming plaats vinden over wat er met de slechte data moet gebeuren. De organisatie van die besluitvorming vraagt om een vorm van governance - een procedure of werkwijze met duidelijke verantwoordelijkheden en mandaten. Er zijn 4 mogelijke uitkomsten van deze besluitvorming. Dat maakt het lekker overzichtelijk. Iedereen weet daarna waar die aan toe is. In de tussentijd kunnen we de data waarbij geen fouten zijn waargenomen doorsturen naar het doelsysteem voor een proefmigratie. Ook al is de datakwaliteit nog niet op het gewenste niveau, hij is wel under control.

Door Chiel Harmsen

Het komt vaak voor dat een organisatie zich afvraagt of voor de datamigratie een gespecialiseerde partij moet worden ingehuurd. Waarom doen onze mensen het niet zelf? Zo moeilijk kan het toch niet zijn? En we hebben het al wel eens vaker gedaan dus dit keer zal het ons ook wel lukken.

​Ja, dat kan. Net als in huis en voor je auto hoef je niet voor alles een specialist in te schakelen. Het hangt van een aantal factoren af, zoals:
​

1. Hoe handig ben je zelf?
2. Hoeveel tijd heb je beschikbaar?
3. Heb je het juiste gereedschap en de juiste materialen?
4. Hoeveel risico durf je te lopen, mocht het toch niet gaan zoals je hoopte?
5. Hoe dik is je portemonnee?

U weet dus dat u zorg moet besteden aan uw data. Maar waar en hoe begin u? Zorg voor data - oftewel:  datamanagement - vraagt om inspanningen. Zo moeten benodigde processen en hulpmiddelen worden gecreëerd en geïmplementeerd. De organisatie zal deze vervolgens gaan gebruiken om daarmee uiteindelijk de gewenste situatie te bereiken.

Als na het opstellen van mappings en vervaardigen van conversiescripts de fase is aangebroken om serieuze 'production like' proefmigraties te doen, blijkt dat daarbij door veel verschillende personen veel handelingen uitgevoerd moeten worden die onderling sterk afhankelijk zijn.

Een juiste en tijdige uitvoering van die activiteiten is essentieel. Bij elke proefmigratie en ook de uiteindelijke productiemigratie moeten deze handelingen op dezelfde wijze en in dezelfde volgorde worden uitgevoerd. Een goed draaiboek is daarbij onmisbaar. Vaak wordt zo'n draaiboek gedurende de eerste proefmigratie opgesteld. De volgende proefmigraties hebben dan mede tot doel om dit draaiboek te testen en te vervolmaken.

Het is belangrijk dat de afhankelijkheden van de activiteiten in het draaiboek goed te kennen. De activiteiten moeten immers in een vaste volgorde worden uitgevoerd. Aan de hand van die afhankelijkheden weet je onder meer wie geïnformeerd moet(en) worden voor de start van de volgende activiteit(en). Bovendien zijn de consequenties daarmee in te schatten als een activiteit anders verloopt dan gepland.

Voor het juiste inzicht en begrip en voor de communicatie met alle betrokkenen werkt het bijzonder goed om die afhankelijkheden visueel in beeld te brengen. Bij Transcriptum maken we daarvoor gebruik van een schematechniek die is afgeleid van planningstechnieken zoals PERT(http://en.wikipedia.org/wiki/PERT). 

Hieronder zie je een fragment uit een praktijkvoorbeeld.