Medewerkers willen snel relevante informatie kunnen vinden zodat ze hun werk goed en efficiënt kunnen doen. Beheerders van informatie hebben beperkt tijd om informatie te classificeren en te onderhouden voor de medewerkers. Dit wordt steeds moeilijker omdat het volume van informatie toeneemt (elke 18-24 maanden verdubbelt de hoeveelheid) en vanwege de grote verscheidenheid aan typen van informatie (documenten, email, audio, video, chat, discussies, wiki's, databases, webpagina's, etc).
Neem bijvoorbeeld de traditionele afdelingsschijf. Het is gebruikelijk om op een fileserver voor de afzonderlijke afdelingen van de organisatie afdelingsschijven in te richten. De J-schijf, G-schijf, of hoe de schijf dan ook genoemd wordt. De medewerkers van de afdeling slaan daar de documenten op die ze met hun collega's willen delen. Op de afdelingsschijf maken ze daarvoor allerlei submappen aan om structuur te brengen in de opgeslagen informatie. Het is frappant hoe snel dit aanjongt. Binnen de kortste keren is er een mappenstructuur ontstaan van duizenden submappen. In de Windows Verkenner (Explorer) zie je nooit het totaaloverzicht, omdat je steeds per submap één niveau kunt uitklappen. Daardoor valt het niet op hoeveel submappen er zijn ontstaan. En ook niet dat in de loop der tijd de mappenstructuur niet meer consistent is. De logische indeling van het begin is al snel verworden tot een allegaartje van verschillende inzichten.
Neem bijvoorbeeld de traditionele afdelingsschijf. Het is gebruikelijk om op een fileserver voor de afzonderlijke afdelingen van de organisatie afdelingsschijven in te richten. De J-schijf, G-schijf, of hoe de schijf dan ook genoemd wordt. De medewerkers van de afdeling slaan daar de documenten op die ze met hun collega's willen delen. Op de afdelingsschijf maken ze daarvoor allerlei submappen aan om structuur te brengen in de opgeslagen informatie. Het is frappant hoe snel dit aanjongt. Binnen de kortste keren is er een mappenstructuur ontstaan van duizenden submappen. In de Windows Verkenner (Explorer) zie je nooit het totaaloverzicht, omdat je steeds per submap één niveau kunt uitklappen. Daardoor valt het niet op hoeveel submappen er zijn ontstaan. En ook niet dat in de loop der tijd de mappenstructuur niet meer consistent is. De logische indeling van het begin is al snel verworden tot een allegaartje van verschillende inzichten.
In veel bedrijven is de afdelingsschijf nu vervangen of - erger nog - aangevuld met SharePoint sites. Vaak is hierbij dezelfde situatie ontstaan als bij de afdelingsschijf waarbij de submappen nu site en bibliotheken heten doordat er niet of nauwelijks gewerkt wordt met metadata. Hierover zijn al voldoende artikelen verschenen zoals bijv. in VIP “Je vind het met metadata” (klik hier).
|   |
Als er al gebruik gemaakt wordt van metadata en intelligente zoekfuncties dan blijft het toch een uitdaging om informatie te vinden doordat afdelingen hun eigen wiel uitvinden en de metadata niet voldoende aansluiten bij de processen en systemen binnen de organisatie. Daarnaast worden metadata niet goed up to date gehouden.
Om deze uitdaging aan te pakken pleiten we ervoor om masterdata uit bedrijfsapplicaties te koppelen aan metadata. Hiermee gaat de kwaliteit van de metadata omhoog doordat de eigenaar van bijvoorbeeld medewerkers- of klantgegevens daarop aangesproken kan worden. Daarmee kan één versie van de waarheid gecreëerd worden. Het voordeel voor de eindgebruiker is dat dezelfde masterdata in verschillende systemen hetzelfde is. Het is dan eenvoudiger om informatie te vinden. Voor de beheerder van informatie wordt het makkelijker omdat hij/zij gebruik kan maken van keuzelijsten. Het beheer wordt eenvoudiger en accurater. Een bijkomend voordeel van het gebruik van masterdata is ook dat het mogelijk is om het invullen van metadata te automatiseren.
Wat is masterdata? |  |
Voorbeeld HR
HR is de basis van medewerkerinformatie zoals een personeelsnummer, functie en lijnmanager. Het personeelsnummer kan als basis dienen om een medewerker en zijn/haar lijnmanager toegang te geven tot zijn automatisch gecreëerde personeelsdossier. Dit komt al veel voor in organisaties. Informatie over een medewerker kan echter ook gebruikt worden in een “Learning Management” systeem om een trainingscurriculum aan te bieden of in een “Kennis Management” portaal suggesties te doen over relevante kennis. Hiertoe is het noodzakelijk dat de aan te bieden trainingen en kennis door middel van metadata gekoppeld zijn aan een lijst van functies.
Om deze aanpak succesvol te kunnen toepassen geldt er een aantal randvoorwaarden:
HR is de basis van medewerkerinformatie zoals een personeelsnummer, functie en lijnmanager. Het personeelsnummer kan als basis dienen om een medewerker en zijn/haar lijnmanager toegang te geven tot zijn automatisch gecreëerde personeelsdossier. Dit komt al veel voor in organisaties. Informatie over een medewerker kan echter ook gebruikt worden in een “Learning Management” systeem om een trainingscurriculum aan te bieden of in een “Kennis Management” portaal suggesties te doen over relevante kennis. Hiertoe is het noodzakelijk dat de aan te bieden trainingen en kennis door middel van metadata gekoppeld zijn aan een lijst van functies.
Om deze aanpak succesvol te kunnen toepassen geldt er een aantal randvoorwaarden:
- De bedrijfsprocessen die ondersteund worden zijn goed gedefinieerd en ingevoerd. Sommige processen zijn niet gebaat bij deze aanpak omdat tegen de tijd dat masterdata beschikbaar zijn er alweer andere prioriteiten zijn. Bijvoorbeeld voor het doen van eenmalig verzamelen van informatie over specifieke marktontwikkeling t.a.v. strategie ontwikkeling is het verstandig om dit niet te laten afhangen van masterdata
- De masterdata zijn van goede kwaliteit. Bijvoorbeeld wijzigingen in organisatiestructuur zijn snel beschikbaar.
- Goede communicatie en afstemming tussen de eigenaar en de gebruikers van de masterdata (voor metadata) zodat het niet lang duurt voordat nieuwe masterdata beschikbaar zijn. Verder is het ook van belang dat de eigenaar het gebruik ‘downstream’ begrijpt en ondersteunt. Soms moet er dus iets voor een collega gedaan zonder dat daar een direct voordeel bij is.
- Goede technische integratiemogelijkheden met het doorvoeren van wijzigingen in ‘ontvangende’ processen / systemen. Dit is helaas niet altijd mogelijk door beperkingen van de ontvangende systemen en het is dan van belang dat er een goed proces ingericht wordt om de technische beperkingen te omzeilen.
Voorbeeld Projectinformatie
In veel organisaties worden projecten ondersteund door een collaboration oplossing zoals SharePoint en door een project/programma management applicatie bijv. MS Project Server. Door bij elke project metadata op te nemen – zoals welke persoon de eigenaar is, welke afdeling verantwoordelijk is en wat het project nummer is – is het mogelijk om eenvoudig te zoeken naar alle projecten van de eigenaar, kosten toe te rekenen aan een afdeling of om als een project afgerond is de eigenaar te verzoeken om de project omgeving te (laten) opruimen. Ook wordt het daardoor mogelijk om ook jaren later nog de resultaten van een project te achterhalen.
In veel organisaties worden projecten ondersteund door een collaboration oplossing zoals SharePoint en door een project/programma management applicatie bijv. MS Project Server. Door bij elke project metadata op te nemen – zoals welke persoon de eigenaar is, welke afdeling verantwoordelijk is en wat het project nummer is – is het mogelijk om eenvoudig te zoeken naar alle projecten van de eigenaar, kosten toe te rekenen aan een afdeling of om als een project afgerond is de eigenaar te verzoeken om de project omgeving te (laten) opruimen. Ook wordt het daardoor mogelijk om ook jaren later nog de resultaten van een project te achterhalen.
 | Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem vrijblijvend contact op met ons. Chiel Harmsen, Transcriptum Christof van der Heide, Christof Consulting |
RSS-feed