Datamigratie is specialistenwerk

Door Chiel Harmsen

Het komt vaak voor dat een organisatie zich afvraagt of voor de datamigratie een gespecialiseerde partij moet worden ingehuurd. Waarom doen onze mensen het niet zelf? Zo moeilijk kan het toch niet zijn? En we hebben het al wel eens vaker gedaan dus dit keer zal het ons ook wel lukken.

​Ja, dat kan. Net als in huis en voor je auto hoef je niet voor alles een specialist in te schakelen. Het hangt van een aantal factoren af, zoals:
​

1. Hoe handig ben je zelf?
2. Hoeveel tijd heb je beschikbaar?
3. Heb je het juiste gereedschap en de juiste materialen?
4. Hoeveel risico durf je te lopen, mocht het toch niet gaan zoals je hoopte?
5. Hoe dik is je portemonnee?

---

Voor organisaties zijn de data erg belangrijk - het functioneren van de organisatie is ervan afhankelijk. En voor de meesten is het doen van datamigratie geen dagelijks werk. Er kunnen mensen aanwezig zijn die er ervaring mee hebben, maar dan is het vaak van een tijdje geleden en betreft het niet hun dagelijkse werkzaamheden. Bovendien gaat het gewone werk veelal ook gewoon door. Sterker nog: De implementatie van een nieuw systeem of de realisatie van een fusie kost juist nog extra aandacht en geld. De bereidheid om risico te lopen is dan niet zo groot meer.

Neem een verhuizing. Dan maakt het een groot verschil of je student bent of het Rijksmuseum?

Het inhuren van een gespecialiseerd bedrijf biedt grote voordelen, die je als directeur van het Rijksmuseum niet graag laat lopen.

• Ervaring en kennis
  Specialisten zijn gewend om het werk te doen en weten waar ze op moeten letten. Ze herkennen de signalen als het mis dreigt te gaan en weten dan welke maatregelen genomen moeten worden om het tij te keren. Ook hebben ze een berg aan best practices verzameld die ze bij nieuwe klussen kunnen inzetten.
• Gespecialiseerde tools
  Specialisten beschikken over het juiste gereedschap. Specialistisch vakwerk vraagt om specialistische gereedschap. Transparantie en flexibiliteit zijn voor datamigraties een belangrijke succesfactoren. Het juiste gebruik van de juiste tools maken dat mogelijk.
• Een vaste werkwijze
  Specialisten hanteren een vaste werkwijze en kunnen de klant informeren hoe het werk zal verlopen en kan duidelijkheid geven over welke acties van de klant verwacht worden. Hiermee wordt ook focus aangebracht in het project zodat alle neuzen steeds dezelfde kant op staan. Door deze vaste werkwijze zal men ook niet vergeten om de rapportages goed in te richten waarmee de klant kan vaststellen dat de datamigratie juist en volledig heeft plaatsgevonden.
• De klant kan focus houden op normale werk
  Medewerkers van de klant hebben het in de regel druk genoeg. Een datamigratie is onderdeel van een groter project (implementatie nieuw systeem, fusie, etc.) wat al veel tijd en aandacht van de medewerkers vraagt.
• Risicobeperking
  Door de inzet van specialisten loopt de klant aanzienlijk minder risico's op het gebied van kwaliteit en tijd. Het is echt niet de eerste keer als een organisatie na een datamigratie niet haar volledige bedrijfsprocessen kan uitvoeren met alle consequenties van dien.

Is het dan nooit verstandig om zelf een datamigratie uit te voeren?
Zo hard wil ik het ook niet stellen. Er kunnen best omstandigheden zijn waarin een organisatie weloverwogen ervoor kiest om de datamigratie zelf uit te voeren. Voorbeelden daarvan zijn de volgende:

1. De datamigratie kent weinig risico's en gevolgen van het niet juist of tijdig migreren zijn te overzien. Bijvoorbeeld bij een klein en perifeer systeem.
2. Als voortvloeisel van een strategische beslissing om geregeld met andere organisaties te fuseren en de bedrijfsprocessen snel te integreren, met een korte time-to-market.

In nagenoeg alle andere situaties is verstandig om specialisten in te schakelen voor de datamigratie.

Wat ik je vooral wil meegeven is:

• Onderschat het specialistische karakter van een datamigratie niet.
• Overweeg goed hoe belangrijk de data voor jouw organisatie zijn. Hoe belangrijker of gevoeliger deze zijn, des te meer nadruk wil je leggen op de kwaliteit, transparantie en voorspelbaarheid van de datamigratie.
• Mocht geld een belangrijke beweegreden zijn om het zelf te willen doen, vraag jezelf dan af of je hiermee wel op de juiste zaken bezuinigt.
• Goedkoop is duurkoop. Voor de kosten van het herstellen van fouten of het herzien van een verkeerd gekozen migratiestrategie moeten extra middelen gevonden worden. Zorg dan de migratie-aanpak meteen de juiste is.

---